Dasar Privasi — Sistem Permohonan Guru KAFA JHEAINS
1. Pengenalan
1.1. Dasar Privasi ini menerangkan bagaimana JHEAINS mengumpul, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan (jika berkenaan) mendedahkan data peribadi melalui Sistem Permohonan Guru KAFA Dalam Talian yang dihoskan di https://e-kafan9.my/.
1.2. Sistem ini menyokong proses pengambilan Guru KAFA secara dalam talian, termasuk:
- Pengumpulan permohonan (Borang Bahagian A–F dan dokumen sokongan);
- Saringan permohonan oleh pegawai JHEAINS mengikut kriteria kelayakan yang ditetapkan; dan
- Pemberitahuan melalui emel (pengesahan penerimaan, jemputan ujian kelayakan, atau makluman tidak layak).
1.3. Sistem ini tidak mengurus kehadiran temu duga, pemarkahan temu duga, keputusan pengambilan, surat tawaran, atau proses onboarding.
1.4. Dengan mendaftar akaun, melengkapkan borang, atau menggunakan mana-mana fungsi sistem, anda mengakui bahawa anda telah membaca dan memahami Dasar Privasi ini.
2. Pengawal Data dan Hubungan
| Perkara | Butiran |
|---|---|
| Pengawal Data | Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sembilan (JHEAINS) |
| Alamat | Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sembilan, Jalan Yam Tuan, 70000 Seremban, Negeri Sembilan. |
| Emel pertanyaan privasi | korporat.jheains@ns.gov.my |
| Telefon | 06-766 4100 |
| Laman web | https://jheains.ns.gov.my/ |
2.1. Untuk pertanyaan berkaitan data peribadi, hak subjek data, atau aduan privasi, sila hubungi JHEAINS melalui saluran di atas. JHEAINS akan membalas dalam tempoh yang munasabah mengikut keperluan undang-undang yang terpakai.
3. Skop Dasar
3.1. Dasar ini terpakai kepada:
- Pemohon (pengguna awam yang mendaftar dan menghantar permohonan Guru KAFA);
- Pegawai (akaun pentadbir sistem: Pentadbir Utama, Pegawai Ibu Pejabat, dan Pegawai Daerah); dan
- Pelawat laman utama yang tidak mendaftar (data teknikal terhad yang diperlukan untuk keselamatan dan operasi laman web).
3.2. Dasar ini tidak meliputi laman web pihak ketiga yang mungkin dipautkan daripada sistem.
4. Jenis Data Peribadi yang Dikumpul
4.1. Data Akaun Pemohon
Semasa pendaftaran, sistem mengumpul:
| Data | Keterangan |
|---|---|
| Alamat emel | Untuk log masuk, pemberitahuan, dan reset kata laluan |
| No. Kad Pengenalan (NRIC) | Untuk pengesahan identiti dan pengurusan permohonan |
| Nama penuh | Mengikut kad pengenalan |
| No. telefon | Untuk hubungan berkaitan permohonan |
| Daerah | Salah satu daripada: Seremban, Port Dickson, Rembau, Kuala Pilah, Tampin, Jelebu, Jempol |
| Kata laluan | Disimpan secara selamat — bukan dalam bentuk teks jelas |
4.2. Data Borang Permohonan (Bahagian A–F)
Data borang disimpan sebagai draf semasa pengisian dan dikunci selepas penghantaran:
| Bahagian | Label | Contoh data |
|---|---|---|
| A | Maklumat Pemohon | Nama, NRIC, tarikh lahir, jantina, umur, status perkahwinan, bilangan tanggungan, alamat, daerah, maklumat majikan |
| B | Kelayakan Akademik | Keputusan SPM (mata pelajaran dan gred), STAM, pengajian tinggi |
| C | Kelayakan Ikhtisas | Sijil perguruan atau agama (jika berkenaan) |
| D | Pengalaman Bekerja | Sejarah pekerjaan (jika berkenaan) |
| E | Maklumat Pasangan/Waris | Nama, NRIC, hubungan, alamat, telefon waris |
| F | Dokumen & Perakuan | Senarai semak muat naik, perakuan ketepatan maklumat |
4.3. Dokumen Dimuat Naik
Pemohon diminta memuat naik dokumen sokongan berikut (mengikut kelayakan):
| Jenis dokumen | Keterangan |
|---|---|
| Gambar berukuran pasport | Gambar terkini pemohon |
| Surat beranak | Salinan surat beranak |
| Kad pengenalan | Salinan kad pengenalan |
| Sijil SPM | Salinan sijil SPM |
| Sijil pengajian tinggi | Salinan sijil pengajian tinggi (jika berkenaan) |
| Transkrip pengajian tinggi | Salinan transkrip pengajian tinggi (jika berkenaan) |
| Sijil ikhtisas | Salinan sijil kelayakan ikhtisas (jika berkenaan) |
Dokumen disimpan secara selamat oleh JHEAINS untuk tujuan semakan permohonan.
4.4. Data Permohonan dan Status
Selepas penghantaran, sistem mencatat:
- No. rujukan permohonan;
- Siri pengambilan dan tahun/sesi berkenaan;
- Status permohonan (contoh: dihantar, diterima, layak, tidak layak, atau ditanda);
- Sebab penolakan (jika berkenaan dan dimaklumkan kepada pemohon);
- Cap masa penghantaran dan kemas kini.
Nota dalaman pegawai untuk tujuan pentadbiran tidak dipaparkan kepada pemohon.
4.5. Data Pegawai (Akaun Pentadbir)
| Data | Keterangan |
|---|---|
| Emel rasmi | Log masuk dan pengesahan identiti |
| Nama | Paparan dalam portal pentadbir |
| Peranan | Pentadbir Utama, Pegawai Ibu Pejabat, atau Pegawai Daerah |
| Daerah | Untuk Pegawai Daerah — had akses data daerah sendiri |
| Rekod log masuk | Untuk keselamatan dan audit |
4.6. Data Teknikal
Sistem mungkin merekod maklumat teknikal terhad yang diperlukan untuk keselamatan dan operasi, seperti alamat IP, cap masa akses, dan rekod penghantaran emel. Maklumat ini digunakan untuk melindungi sistem dan menyelesaikan isu operasi.
5. Tujuan Pemprosesan Data
JHEAINS memproses data peribadi untuk tujuan berikut:
| No. | Tujuan | Contoh aktiviti |
|---|---|---|
| 5.1 | Pengurusan permohonan | Pendaftaran akaun, penyimpanan draf borang, penghantaran permohonan |
| 5.2 | Saringan kelayakan | Saringan mengikut kriteria kelayakan yang ditetapkan dan semakan manual pegawai |
| 5.3 | Komunikasi | Emel pengesahan penerimaan, jemputan ujian kelayakan, atau makluman tidak layak |
| 5.4 | Pentadbiran sistem | Pengurusan siri pengambilan, akaun pegawai, templat emel, dan jadual temu duga |
| 5.5 | Keselamatan | Pengesahan identiti, perlindungan akaun, dan rekod audit |
| 5.6 | Pematuhan undang-undang | Rekod untuk tujuan audit, aduan, atau keperluan undang-undang yang terpakai |
6. Asas Undang-Undang (Konteks PDPA Malaysia)
6.1. Pemprosesan data peribadi oleh JHEAINS adalah selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) dan peraturan-peraturan yang berkaitan, setakat yang terpakai kepada entiti sektor awam dan fungsi pengawal data.
6.2. Asas pemprosesan yang dicadangkan (untuk pengesahan pegawai undang-undang):
| Tujuan | Asas yang dicadangkan |
|---|---|
| Pengurusan permohonan pengambilan Guru KAFA | Pelaksanaan fungsi awam JHEAINS; persetujuan pemohon semasa pendaftaran |
| Saringan dan semakan pegawai | Kepentingan sah JHEAINS dalam pengurusan sumber manusia agama negeri |
| Penghantaran emel pemberitahuan | Pelaksanaan perkhidmatan permohonan; persetujuan |
| Keselamatan sistem | Kepentingan sah dalam melindungi data dan sistem maklumat |
| Simpanan rekod | Kepatuhan undang-undang dan tadbir urus awam |
6.3. Persetujuan eksplisit diperoleh semasa pendaftaran apabila pemohon bersetuju dengan Terma dan Syarat serta Dasar Privasi.
6.4. JHEAINS tidak menjual data peribadi kepada pihak ketiga.
7. Pendedahan kepada Pihak Ketiga
7.1. JHEAINS mungkin berkongsi atau memproses data melalui pembekal perkhidmatan yang diberi kuasa, semata-mata untuk operasi sistem, termasuk:
- perkhidmatan penghantaran emel; dan
- pembekal perkhidmatan hosting atau infrastruktur yang diperlukan untuk menjalankan sistem.
7.2. Pembekal tersebut hanya memproses data mengikut arahan JHEAINS dan untuk tujuan yang dinyatakan dalam dasar ini.
7.3. Pegawai JHEAINS yang diberi kuasa boleh mengakses data permohonan mengikut peranan dan had daerah masing-masing.
7.4. Pendedahan kepada pihak berkuasa awam atau badan undang-undang hanya dibuat jika dikehendaki oleh undang-undang atau perintah mahkamah yang sah.
8. Langkah Keselamatan
8.1. JHEAINS melaksanakan langkah keselamatan yang munasabah — teknikal dan organisasi — untuk melindungi data peribadi daripada akses, pengubahan, pendedahan, atau pemusnahan tanpa kebenaran.
8.2. Langkah-langkah ini termasuk kawalan akses mengikut peranan, perlindungan kata laluan, pengesahan identiti tambahan untuk pegawai, dan penyimpanan data yang selamat.
8.3. Walaupun langkah-langkah ini dilaksanakan, tiada sistem dalam talian yang benar-benar bebas risiko. Pemohon dinasihatkan menjaga kerahsiaan kata laluan dan tidak berkongsi kelayakan akaun.
9. Kuki dan Sesi
9.1. Sistem menggunakan kuki dan teknologi sesi yang diperlukan untuk:
- mengekalkan sesi log masuk pemohon atau pegawai;
- melindungi akaun dan mengesahkan identiti; dan
- memastikan keselamatan semasa menggunakan sistem.
9.2. Sistem ini bukan laman periklanan dan tidak menggunakan kuki penjejakan pihak ketiga untuk tujuan pemasaran.
9.3. Anda boleh mengurus kuki melalui tetapan pelayar; namun, melumpuhkan kuki sesi akan menghalang log masuk dan penggunaan sistem.
10. Akses Pegawai dan Had Skop
| Peranan | Skop akses data |
|---|---|
| Pentadbir Utama | Semua daerah; urus pegawai, siri pengambilan, dan semua permohonan |
| Pegawai Ibu Pejabat | Semua daerah; semakan permohonan, kemas kini status, dan penghantaran emel |
| Pegawai Daerah | Daerah sendiri sahaja — permohonan, status, dan emel berkaitan daerah |
10.1. Pegawai tidak boleh mendaftar sendiri; akaun dicipta oleh Pentadbir Utama sahaja.
10.2. Pegawai yang dinyahaktifkan tidak boleh log masuk ke sistem.
11. Data Kanak-kanak
11.1. Sistem permohonan Guru KAFA ditujukan kepada calon dewasa yang memenuhi syarat kelayakan pengambilan JHEAINS/JAKIM.
11.2. JHEAINS tidak dengan sengaja mengumpul data peribadi kanak-kanak di bawah umur 18 tahun tanpa persetujuan ibu bapa atau penjaga yang sah. Jika didapati data sedemikian dikumpul secara tidak sengaja, JHEAINS akan mengambil langkah untuk memadam atau mengehadkan pemprosesan data tersebut.
12. Tempoh Penyimpanan Data
12.1. JHEAINS menyimpan data peribadi hanya selama tempoh yang diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan dalam dasar ini, atau seperti yang dikehendaki oleh undang-undang.
12.2. Tempoh penyimpanan berikut adalah cadangan dan perlu disahkan oleh JHEAINS:
| Jenis data | Tempoh cadangan |
|---|---|
| Akaun pemohon dan borang permohonan | [TEMPOH SIMPANAN] selepas tamat siri pengambilan |
| Dokumen sokongan | [TEMPOH SIMPANAN] selepas tamat siri pengambilan |
| Rekod emel dan audit | [TEMPOH SIMPANAN] |
| Akaun pegawai | Sepanjang perkhidmatan + [TEMPOH SIMPANAN] selepas penyahaktifan |
12.3. Selepas tempoh penyimpanan, data akan dipadam, dinyahpengenalan, atau diarkibkan mengikut polisi rekod JHEAINS dan keperluan undang-undang.
13. Hak Subjek Data
13.1. Di bawah PDPA (setakat terpakai), anda berhak untuk:
| Hak | Keterangan |
|---|---|
| Akses | Memohon salinan data peribadi yang dipegang JHEAINS |
| Pembetulan | Meminta pembetulan data yang tidak tepat — nota: borang dikunci selepas penghantaran; pembetulan selepas hantar tertakluk kepada budi bicara JHEAINS |
| Penghadan pemprosesan | Memohon had tertentu ke atas pemprosesan |
| Pemadaman | Memohon pemadaman data tertakluk kepada keperluan undang-undang dan rekod awam |
| Menarik balik persetujuan | Menarik balik persetujuan untuk tujuan tertentu — boleh menjejaskan keupayaan meneruskan permohonan |
13.2. Untuk melaksanakan hak anda, hubungi korporat.jheains@ns.gov.my dengan menyatakan nama, emel berdaftar, dan jenis permohonan. JHEAINS mungkin meminta bukti identiti sebelum memproses permohonan.
13.3. Jika anda tidak berpuas hati dengan respons JHEAINS, anda boleh merujuk aduan kepada Jabatan Perlindungan Data Peribadi (JPDP) Malaysia, tertakluk kepada bidang kuasa yang terpakai.
14. Pemindahan Data ke Luar Malaysia
14.1. Pembekal perkhidmatan yang diberi kuasa (contohnya perkhidmatan penghantaran emel) mungkin memproses data di pelayan luar Malaysia.
14.2. JHEAINS akan memastikan langkah kontrak dan keselamatan yang munasabah diambil apabila data dipindahkan ke luar Malaysia, selaras dengan keperluan PDPA.
15. Perubahan kepada Dasar Privasi
15.1. JHEAINS boleh mengemas kini Dasar Privasi ini dari semasa ke semasa. Versi terkini akan dipaparkan di https://e-kafan9.my/ dengan tarikh kuat kuasa yang dikemas kini.
15.2. Perubahan material akan dimaklumkan melalui laman web atau emel, jika sesuai. Penggunaan berterusan selepas perubahan dianggap sebagai penerimaan dasar yang dikemas kini, melainkan dikehendaki sebaliknya oleh undang-undang.
16. Hubungi Kami
Untuk sebarang pertanyaan, permohonan hak data, atau aduan privasi:
Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sembilan (JHEAINS) Alamat: Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Negeri Sembilan, Jalan Yam Tuan, 70000 Seremban, Negeri Sembilan. Emel Pertanyaan Privasi: korporat.jheains@ns.gov.my Telefon: 06-766 4100 Laman Web: https://jheains.ns.gov.my/
Dokumen ini adalah draf untuk semakan dalaman JHEAINS dan bukan nasihat undang-undang.